「業務改善したいけれど、どこから手をつけたらいいのか分からない」
「システム導入を検討しているけれど、どんなシステムを導入したらいいのか分からない」

業務改善やシステム導入に取り組みたい中小企業様から、このようなお悩みを多くお聞きします。

その背景には、「業務の全体像が把握できていない」＝業務の”見える化”ができていない、という共通点があります。

改善の第一歩は、「業務を見えるようにすること」

業務改善というと、システムやツールの導入から始めるケースも多いですが、私たちはまず「業務の見える化」から始めることを大切にしています。

以下のような状態で改善を進めた場合、業務の全体像を把握できていない（＝「業務の見える化」ができていない）まま進めることとなるため、例えば、「業務改善を主導した特定の担当者のやり方や課題がベースとして業務改善が進められてしまい、会社全体として必要な業務改善が行われない」ということにつながってしまいます。

• 担当者によってやり方が違う
• 業務が属人化していて、手順やルールが明確になっていない
• どこに無駄があるか分からない

結果として、「対応しやすい部分だけ改善される」「一部の人にしか恩恵がない」といった部分最適にとどまり、導入したシステムが現場に馴染まず使われなくなるケースもあるなど、かえって混乱が広がってしまうこともあります。

そこで私たちは、現場の声を丁寧に聞き、業務の全体像やそこから見える改善ポイントを資料に落とし込むというプロセス（以下STEP1～3）を踏んでいます。

STEP1：現場の声を聞く

現場の皆様がどのような業務にあたられ・何に困っているのか、部署単位等でキーとなる方各1～2名からお話を伺います。

①どのような業務を、どのように行っているのか（利用システム・手順等）

②何に困っているのか（手順が煩雑・システムが使いにくい・業務量が多すぎる・業務ルールがなく各自の自己判断に任されている等）

①はもちろん重要ですが、②も同じくらい重要です。

②から、その会社固有の問題点とその原因（どこに、どのような問題があり、何が原因となっているのか）を洗い出せることもあるからです。

STEP2：現在の業務フロー図を作成する

お聞きした内容から、各業務の「現在の業務フロー図」を作成します。

それにより以下の点が見える化され、現場や経営層の認識をそろえることができ、属人化解消の第一歩にもなります。

• 誰が・いつ・何を使い・どのような手順で業務を行っているのか
• 変えなくてよい（今のままでよい）部分・すぐに改善が必要な部分・今後改善が必要そうな部分

STEP3：課題整理一覧表（問題点・原因・影響範囲・解決方法）を作成する

お聞きした内容や仮説をもとにした「問題点」を、「原因」「影響範囲」「解決方法」という軸で整理し、「課題整理一覧表」としてまとめます。

• 各項目の記載内容例
  • 問題点：同じ情報を複数のシステムに入力する必要があり手間がかかる
  • 原因：各システムが連携していない
  • 影響範囲：入力ミス
  • 解決方法：現在のシステムを連携させる、または、連携可能なシステムに入れ替える

さらに、「原因」をカテゴリ別にも分けて整理し、原因に対して対策を打てるようにします。

• 制度
• 作業プロセス
• システム
• 人（数・能力）

＼「業務の見える化」って実際どんなもの？ ⇒サンプル（記入例）を見てみませんか？／

【事例】月間600分の手作業を削減した受注業務の例

ある企業様では、注文内容を複数システムに手入力する手間が大きな課題でした。改善しようと、システム入れ替えを視野に試してみたものの、現場に定着せず失敗続きでした。

弊社にご相談いただき、私たちはまず「業務の見える化」からスタートし、業務フローの改善と簡単なツールの導入により、入力の手間を削減できました。

＼月間600分の手作業が減った、実際の業務改善ストーリーを見てみませんか？／

「改善しなきゃ」と焦る前に、“まず見てみる”という選択を

「業務の見える化」は、すぐに効果が出るものではなく、根気のいる取り組みかもしれません。
それでも「何を変えるべきか」・「どこから手をつけるべきか」を判断するためには、とても有効な手段です。

私たちのやり方が、改善のヒントのひとつになれば幸いです。

＼業務の見える化をしたいけど不安な方へ──無料オンライン相談受付中／