コラム
生成AIを業務に定着させる方法 -AI主体の業務フローを実現する設計ポイント-
「生成AIを業務に活用したいが、何から手を付ければよいか分からない」
「ChatGPTやGeminiは使っているが、業務フローまで落とし込めていない」
こうした悩みを持つ中小企業は非常に多く存在します。
生成AI活用というと、
「どんなプロンプトを書けばいいのか」
「どのAIツールを選べばいいのか」
といったツールや使い方の話に意識が向きがちです。しかし実際には、生成AI活用の成否を分けるのはAIそのものではなく、業務フローの設計です。
どれだけ高性能なAIを導入しても、
- 業務の流れが整理されていない
- AIがどこで動き、どこで人が判断するか決まっていない
- 結果に対する責任の所在が曖昧
といった状態では、AIは現場に定着しません。
本コラムでは、生成AIを「人が都度使う道具」にするのではなく、「AIが業務を回し、人が判断する仕組み」を作るために、
- 業務をどう整理するのか
- どこを起点に自動化するのか
- AIと人の役割をどう分けるのか
という観点から、AI主体の業務フロー設計の考え方を解説します。
業務は「ルーティン」と「非ルーティン」に分けて考える
生成AI活用を考える際、まず業務を次の2つに分類します。
ルーティンワーク
- 請求書処理
- 受発注登録
- 勤怠チェック
- 定型レポート作成
手順が決まっている業務です。
非ルーティンワーク
- 資料作成
- 市場調査・企画
- 部下育成
- トラブル対応
状況に応じて内容が変わる業務です。
会社全体の効率化に大きく効くのは、ルーティンワークの自動化です。
ワークフローツールでAIを業務に溶け込ませる
ルーティンワークの自動化に有効なのが、ワークフローツールです。
ワークフローツールとは何か
- 複数の処理をつなげて自動実行できる
- AIを処理の一工程として組み込める
- 人が操作しなくても動く
時間起動やイベント起動により、業務は“勝手に進む”状態を作ることができます。
AI主体の業務フローを作る3つのポイント
① 業務を作業レベルまで分解する
「請求書処理」という言葉の裏には、多くの作業が隠れています。
- 金額の確認
- インボイス番号のチェック
- 過去取引との比較
- 例外の判断
これらを一つずつ言語化します。
② 業務の起点を決める
- ファイルが保存されたら
- 月次締めが完了したら
- メールを受信したら
人が操作しなくても始まる起点を作ることが重要です。
③ AIと人の役割を明確にする
- AI：作業・処理・下書き
- 人：確認・判断・責任
この役割分担が、品質と効率を両立させます。
実際の活用事例から見えるポイント
事例①：議事録作成の自動化
- Web会議を録画
- 自動で文字起こし・要約
- 社内ツールへ自動投稿
- 人が確認して顧客へ送付
AIが作成、人が責任を持つ典型例です。
事例②：勤怠データのチェック
- 勤怠データを書き出し
- AIが傾向を踏まえてチェック
- 管理者が確認・対応
単純な集計ではなく、判断支援にAIを使うことで管理の質が向上します。
業務フローが描けないと感じたら
現時点で、業務フローを完璧に自動生成するAIは一般的ではありません。
しかし、
- 業務の棚卸し
- 判断基準の整理
- 設計のたたき台作り
は生成AIとの対話で十分進められます。
生成AI活用の第一歩は「整理」から
生成AI活用の本質は、ツール導入ではありません。
業務を整理し、設計し、AIが回る状態を作ることです。
エッグシステムでは、中小企業の現場に入り込み、業務設計から伴走します。
- 業務整理の進め方が分からない
- AI活用で何から始めるべきか迷っている
- 業務改善を仕組み化したい
そんなときは、ぜひ無料相談をご活用ください。
貴社の業務に合った「現実的なAI活用」を一緒に考えます。