会社で『コスト削減』という命題がくだされると、「コピー機の無駄遣いはやめよう」「会議はペーパーレスにしよう」「電気はこまめに消そう」といった手軽に始められることから取り組まれる方が多いのではないでしょうか？

もちろん間違ったアプローチではありませんし、どれも有効な施策だと思います。
ただ、いずれの施策も大きなコスト削減には繋がらないかもしれません。

そこで、すぐに大きな成果を出すためには、「ITコストの削減」に取り組むことをオススメいたします。なぜなら、無駄かつ多額なITコストを支払っている会社が多いからです。

無駄なITコストを支払っている？

あなたの会社でも無駄なITコストを毎月支払っているかもしれません。

例えば、

・IT企業の営業から提案され、見た目が良くて何でも出来そうな分析ツールを導入したけど、ほとんど使っていない
・今の時代はスマホの情報漏えいが一番危険だ、と言われてデバイス/資産管理ツールを購入したが毎月のコストが高い
・集客に困っているならターゲットに響くデザイン性の高いLP（ランディングページ）を作るべきだと提案されて制作した高価なLP、しかし半年経っても効果は出ていない

などなど……

「さすがにそんなことないでしょう」と思われる方がいらっしゃるかもしれませんが、こういったことは現実に起こっており、上記で挙げた例はすべて実例です。

無駄なITコストを支払っている原因

無駄なITコストを支払っているということは、無駄なシステムを購入してしまったということになりますが、決してIT企業の営業の口車に乗せられて騙せれたというわけではありません。

「このシステムを導入すると業務効率化が進み、コスト削減に繋がります」
といったことを営業担当の方から言われたのかもしれません。

嘘を話しているわけはないのですが、上記の営業トークには「上手くシステムを使いこなしたら」という前提がつきます。
つまり、無駄なシステムを購入し無駄なITコストを支払っている原因に一つには『システムを使いこなせていない』ということが挙げられます。

システムを使いこなせていないため、導入当初に見込んでいた数字を達成できず、「コストばかりかかっている無駄なシステム」という捉え方になってしまいます。

ITコストを削減する具体的な３つの方法

最大の効果を得るためにシステムを使いこなす、というアプローチはもちろん大事です。とは言っても「既にシステムを導入してしまった」という方もいらっしゃると思いますので、現状のITコストを削減する具体的な方法について説明します。
 
ITコストを削減するためには3つのことだけ行えば良いのです。

1. 本当に必要なシステムだけにする

2.ゼロから手作り（スクラッチ開発）するのではなく、パッケージやクラウドサービスを使う

3.業務をシンプルにする

１．本当に必要なシステムだけにする

「これがあったら便利だな」ではなく「これがないと業務が回らない」というシステムだけに絞ります。
業務を効率化・自動化するシステムやツールであれば、後からいくらでも導入することができます。
まずは不要な贅肉を落とし、必要最低限のシステムにすることが大事です。
システム導入時に合意した契約期間を確認した上で、必要最低限のシステム以外は解約することを検討してはいかがでしょうか。

２．ゼロから手作り（スクラッチ開発）するのではなく、パッケージやクラウドサービスを使う

単純な話ですが、ゼロからシステムを開発すれば、多額のコストが発生します。
資金が潤沢にある大企業でない限りは、既に出来上がっているパッケージやクラウドサービスを活用することが、コスト削減への近道です。

しかし、この話をすると反対する方もいらっしゃいます。

「うちの会社は特別だから、ピッタリ合うパッケージやクラウドサービスはないんだよな」

実はどの会社の方も同じことを仰います。
確かに、その会社に100%合ったシステムを探すのは至難の技ですし、そもそもそんなパッケージやクラウドサービスは存在しないかもしれません。しかし、80%または70%マッチするシステムであれば存在します。であれば、残りの20〜30%だけカスタマイズするか、業務をシステムに合わせればよいのです。

あとは、パッケージやクラウドサービスがあるとは知らず、自分達で作るしかないと最初から考えている方も多いです。
最近は、機能性に優れ使いやすいパッケージやクラウドサービスがたくさんありますので、自分達で作るという選択肢を取る前に、自分達が欲しいシステムが世の中にあるかどうか調べることも大事です。

３．業務をシンプルにする

どれだけ必要最低限のシステムに絞って、パッケージやクラウドサービスを選択しようと思っても、複雑な業務を行っているそれを実現することが難しくなります。なぜなら、複雑な業務にシステムを合わせると、システムの機能が増え、コストも増えるからです。
「そもそもこの業務は必要か？」「何のためにこの業務を行っているのか？」ということを再度議論しましょう。
業務がシンプルになればなるほど、システムもシンプルになります。
業務を見直すきっかけとして、システム導入があっても良いのではないかと思います。

ここまでITコストの削減方法について説明しましたが「言うは易く行うは難し」です。
いきなりITコスト削減をするのは難しいと感じる方は、まずは現状把握をすることをオススメいたします。何のシステムを使っていて、それぞれに毎月いくらかかっているのか、ということを棚卸しするだけでも大きな前進になります。
現状を見える化することで、次にどうすればよいか議論を進めやすくなります。

「現状調査する時間が中々取れない……」「とりあえず現状だけでも見て欲しい」という方がいらっしゃいましたら、弊社までお問い合わせください。

弊社では、システムコンサルティングとして、現状把握だけでも承っておりますので、お気軽にご連絡いただければと思います。