2022年1月から適応される、電子帳簿保存法改正への対応はお済みでしょうか。

全ての企業で対応が必要なこととして「電子取引への対応」が挙げられます。以前のコラムでもご紹介したとおり、電子取引においては紙の保存がNGとなり、電子データとして要件を満たす形で保存しなければいけないからです。

上記コラムでも解説はしていますが「自社のシステムは要件を満たしているのか」「結局タイムスタンプは付与すべきなのかどうか」「今からシステム導入を検討するのは間に合わない…どうすればよいか」など、いくつも疑問点があるかと思います。実際、弊社でも多くのお問い合わせをいただいております。

まず、間に合うかどうかについて、結論から言いますと、2022年1月までまだ1ヶ月ありますので、何とか間に合います。
では具体的に何をすべきか、対応すべき内容について解説します。また、弊社では電子取引とスキャナ保存に対応していますので、ご参考までに弊社の対応事例も合わせてご紹介します。
　
　

電子帳簿保存法とは

　
電子帳簿保存法について、簡単に概要だけおさらいします。
　

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは「国財関係の帳簿・書類を電子データとして保存できることを認める法律」です。
具体的には大きく3つのカテゴリに分類することができます。

（１）自己が作成する帳簿・書類　：電子帳簿保存
（２）取引先から受領する紙の書類：スキャナ保存
（３）取引先から受領する電子データの書類：電子取引
　
対象の帳簿・書類例は以下のとおりです。

2022年の改正内容

改正内容については、以前のコラム「【2022年1月改正】電子帳簿保存法の改正で電子取引のデータ保存が義務化」で解説していますので、本コラムでは詳細は割愛します。端的にポイントだけご説明すると、大きく要件が緩和された一方で、一部が義務化されました。
　
◯要件の緩和
・電子帳簿保存及びスキャナ保存を適用する際、税務署への事前申請・承認が不要
・検索やタイムスタンプに関する要件が緩和

◯電子データ保存の義務化
・電子取引について、これまでは紙での保存も認められていたが、今後は紙での保存は認められず、要件を満たす形で電子データを保存しなければならない
　
　

適用時期

改正内容について、請求書や領収書等の書類の適用開始時期と帳簿の適用開始時期は異なるため、注意が必要です。

◯請求書や領収書等の書類：2022年1月から
◯帳簿：2022年1月以降に開始した事業年度から

2022年1月から対応しなければならない書類についてご注意いただきたいのは、電子データ保存が義務化されたのは「電子取引」だけという点です。つまり、2022年1月までに最低限対応しなければならないのは「電子取引」だけです。

電子取引における改正対応について

では電子取引において対応しなければいけない点について解説していきます。
　

電子取引とは

電子取引とは、電磁的方式により行う取引のことで、具体的には以下のようなケースが該当します。

・メールで受領したPDF等の電子データ
・Web上からダウンロード、画面印刷した請求書等
・EDI取引のデータ ・クラウドサービスにアップロードされている請求書等
・クレカ・スマホアプリで発行される明細書

なお、電子取引においては「自社で書類を作成して電子データとして送付するケース」と「取引先から電子データを受領するケース」があります。どちらも電子取引に該当しますのでご注意ください。
　

2022年1月の改正で対応しなければいけないこと

大きく分けると2つの対応が必要です。
　
１．可視性の確保

税務調査の際に、求められたデータをすぐに提出できるよう、検索しやすい状態にしておく必要があります。具体的に対応するのは以下の2つです。

（１）マニュアルを準備する
電子データを保存する専用のシステムを利用する場合は、マニュアルを準備する必要があります。パッケージシステムやSaaSであれば、標準のマニュアルが備え付けられていることが多いため、自社で作成するケースは稀だと思います。
　
（２）電子データの保管について下記①〜③のいずれかの対応を行う
①システムで対応する
→ファイルの中身まで検索できるシステムを利用するなど。

②ファイル名の運用ルールを決める
→ファイル名に「日付_社名_金額」をつける、取引先や取引年月などでフォルダを分けるなど。

③索引簿を作成する
→保存するファイルをExcelで一覧化した索引簿を作成する。

※索引簿のサンプルは国税庁が公開しています。
国税庁HP：参考資料（各種規程等のサンプル）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
　
　
２．真実性の確保

訂正や削除による不正行為を防止するためにの対応が必要です。具体的には、下記4つのいずれかの対応を行わなければいけません。

①取引先からタイムスタンプを付与されたデータを受領する
②受領後速やかにタイムスタンプを付与する
③訂正削除ができないシステム、または訂正削除の記録が残るシステムを導入する
④訂正削除の運用について規定した事務処理規程を作成する
　
①は自社での対応が不要ですが、取引先へ依頼しなければならず、現実的には困難と言えます。
②または③はシステム利用が前提となりますので、タイムスタンプ付与等に対応しているシステムを利用していない場合は、これからシステム導入しなければいけません。期間的に対応が困難です。

よって、対応の難易度や期間を踏まえると、④の対応を行うことが最も現実的です。
　
　

事務処理規程のサンプル

国税庁では事務処理規程のサンプルを公開しています。

サンプルをご覧になっていただくと分かりますが、せいぜい3ページの規程ですので、事務処理規程の作成はそれほど難しくありません。こちらをベースに各社でカスタマイズし、取締役会での承認を得て、規程を制定することになりますので、社内での承認手続きのスケジュールだけは注意が必要です。
　

電子取引の対応まとめ

システム導入を行わずに対応する場合、対応内容を改めてまとめると以下の2点だけです。

（１）訂正削除の運用について規定した事務処理規程を作成する
（２）電子データのファイル名のルールを決めて運用する、または索引簿を作成する
　
　

電子取引およびスキャナ保存の弊社対応事例の紹介

最後に、弊社での対応事例をご紹介いたします。弊社では電子取引への対応はもちろんのこと、スキャナ保存についても対応しています。なお、弊社ではGoogle Workspaceを使用しているため、電子データはGoogleDriveへ保存しています。GoogleDriveでは全文検索が可能であるため、OCRで読み取って保存したファイルの中身まで検索することができます。
　

１．電子取引への対応（自社で作成するファイル）

（１−１）見積書や請求書はfreeeで作成
※freeeでは訂正削除履歴の確認が可能であるため、電子帳簿保存法の要件を満たしています。

（１−２）契約書はクラウドサインで作成
※クラウドサインでは契約締結後の訂正削除が不可であるため、電子帳簿保存法の要件を満たしています。

（１−３）freeeで作成できない書類（注文書や注文請書等）はExcelで作成後、pdfファイルとして出力し、（２−１）のルールに沿ったファイル名に変更してGoogleDriveへ保存
　

２．電子取引への対応（取引先から受領するファイル）

（２−１）電子データのファイル名のルールを決めて運用
具体的には、「日付_取引先名_金額」をファイル名の先頭に付けて保管する運用にしています。
例）「20220110_株式会社エッグシステム_1000000円_請求書.pdf」

（２−２）訂正削除の運用について規定した事務処理規程を作成
　

３．スキャナ保存への対応

（３−１）スマホアプリ「AdobeScan」で紙の書類をスキャンしてGoogleDriveへ保存
AdobeScanにはOCR機能がついているため、OCRで読み取りすることができます。OCR化された電子ファイルをGoogleDriveへ保存しておくことで、GoogleDriveの全文検索機能によって書類の内容まで検索することが可能です。これで検索要件を満たすことになります。

（３−２）規程類を作成
「スキャナによる電子化保存規程」「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」を作成しました。こちらも国税庁がサンプルを公開していますので、サンプルをもとに弊社用にカスタマイズしています。規程を作成したことで、タイムスタンプは不要となります。
　
以上が弊社での対応事例です。

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ここまで解説した内容を解説した資料を無料で展開しています。
資料には本コラムで書ききれなかった細かい内容を含めて記載しており、また弊社で作成した規程の内容も公開しています。

実際に対応を進める方はご覧になっていただき、参考にしていただければ幸いです。

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