株式会社オリーヴジャパン様|システムはドライになりがちだけど、こちらに寄り添って急なお願いにも付き合ってくれました。

株式会社オリーヴジャパン様|システムはドライになりがちだけど、こちらに寄り添って急なお願いにも付き合ってくれました。

2020/09/16 Info

株式会社オリーヴジャパン様は、女性スタッフによる女性専門の整体・骨盤矯正を行う治療院やエステサロンの運営を行っています。

・女性専門の治療院オリーヴボディケア
https://olivebodycare.healthcare/

当社が担当したのは、お客様が使用する予約システムと店舗スタッフ様が使用する予約情報・顧客情報管理システムの構築及び運用です。
 
[お話を伺った方]
株式会社オリーヴジャパン代表取締役・町田岳様
(インタビューアー:株式会社エッグシステム代表取締役・高橋翼)
 
 
 

作業を自動化して、空いた時間で売り上げにつながる仕事をすれば売り上げが上がることは明白だった

 

株式会社オリーヴジャパン代表取締役・町田岳様

 
高橋:
現在の事業内容と、町田さんの担当業務についてご説明をお願いできますか?
 
町田様:
女性スタッフが、女性のお客様へ整体や鍼灸マッサージ、骨盤矯正を行っています。あと、それとは別にエステの事業もやっています。私以外の女性スタッフが現場で仕事をしている状況で、私自身は経営業務に専念しています。主に集客やシステムづくり、より生産性を上げるためのマニュアルづくりなど、コンピュータ関係の仕事全般をやっています。
 
高橋:
今回は、お客様が使う予約システムと、スタッフ様が使う予約・顧客管理システムを構築したわけですが、いつ、どういうきっかけでシステムを新しく構築したいと思い始めたのでしょうか?
 
町田様:
以前は全部自分でシステムを作っていました。ノンプログラミングで出来るWordPressやFileMaker等を使って、顧客管理システム、予約管理システム、売上管理システムを作っていました。しかし、事業が大きくなってくると、かゆいところに手が届かないというか、もっとこうすれば現場がスムーズにまわって生産性が上がるのにシステムで対応できない、というところが顕在化してきました。

そうなってくると、誰でも作れるシステムの組み合わせでは限界だったので、一からエンジニアさんたちとシステムを組み立てなきゃいけないとずっと思っていました。そうすれば絶対に売り上げも上がるということは明白だったので、今回ご相談させていただいて、一から新システムを作ることになりました。
 
高橋:
業務効率化という課題はずっと抱いていらっしゃったのですね。
 
町田様:
そうですね。最初、事業規模が小さいうちは問題なかったんですけど、こうやって自動化すればこの面倒くさい作業がなくなるのに……と感じることが増えてきたと言いますか。
例えば、メールの返信は1件につき2〜3分で終わりますが、1日に何十件という件数になってくると、メールの返信を自動化させてしまえば現場スタッフの時間が空いて、その空いた時間でもっと価値の高い、売り上げにつながる仕事ができるというのは明白でした。
 
 
 

エッグシステムへ依頼した決め手は「コミュニケーションがスムーズ」「若いエンジニアが揃っている」「補助金を使った価格を抑える提案があった」

 

エッグシステムへ依頼した決め手

 
高橋:
当社のことをどういうきっかけでお知りになったのかについてもお話させていただきたいと思います。
 
町田様:
最初は同じエステ・整体業界の知人からの紹介で、店舗の取材をさせてもらえないかということで連絡があって、そこからですよね。
 
高橋:
はい。最初は店舗への取材をさせていただけますか、という当社からのご相談でした。その時に町田さんから、こういうシステムって作れますか?というご相談をいただきました。
 

※インタビュー記事
女性専門の治療院オリーヴボディケア・町田 恵さん|「開業すればお客様が来る」と思い込んで苦労した開業当初から、ホームページで集客できる繁盛店へ
https://media.eggsystem.co.jp/archives/1547

 
町田様:
そうですね。システム会社だということも聞いていて、ずっとシステムを作れる人を探していたので、システムに関して相談させてくれませんかと話したことがきっかけです。
 
高橋:
システム会社自体は世の中にたくさんあると思います。町田さんご自身でもシステム会社を探したのでしょうか?
 
町田様:
自分でも探していました。インターネットで「システム構築」と検索して調べたり、時には群馬のほうまで会いに行って話していました。あとは知り合いのエンジニアに相談もしました。他社さんで、見積りまで取っていましたね。
 
高橋:
そうだったのですね。我々とお話させていただいた時の第一印象として、正直なところエッグシステムはどうでしたか?
 
町田様:
エンジニアさんとは今までに何人か会って話したんですが、少し変わった方や職人気質な方が多い印象がありました。年齢が高いエンジニアさんだとすごく古い知識だけに詳しくて、最近のトレンドや新しい言語・フレームワークは全く知らないという方もいらっしゃいます。あとは、個人で副業として活動しているため、大きい案件はやりたくないという方もいました。
そういうときに、翼さんに会って、すごく営業慣れしているというか、そこまで職人気質ではなくて話しやすくて。でも、しっかりシステムのことを知っていたので、良いなと思いました。
 
高橋:
ありがとうございます。
別の会社から見積りを取って、最終的に比較検討をされたと思いますが、評価基準や決め手となったポイントはどの辺りだったのでしょうか?
 
町田様:
決め手になったのは、コミュニケーションがスムーズに取れる関係性というところと、チームメンバーにすごく若いエンジニアの方々が揃っていたこと。あとは価格面も、政府の補助金の提案もしてくれて、価格を抑えられる提案があったこと、その3点が決め手でした。
 
 
 

新システムの導入により1日の予約30〜40件の手作業の対応が全てなくなった

 

予約30〜40件の手作業の対応が全てなくなった

 
高橋:
新しくシステムを構築し実際に使ってみて、ご活用の状況はいかがでしょうか?
 
町田様:
システムを導入することで、アナログでやっていた作業がなくなりました。
このパターンの予約にはメールを返さなきゃいけない、といったようにこれまでシステムで対応しきれなかった部分を手で対応していたので、そこをシステム化してなくなったことで、現場スタッフ達はすごく喜んでいました。それと、元々システム同士がつながっていなかったところが、シームレスにつながるようになり、業務の生産性が上がりました
 
高橋:
ビフォーアフターで業務がどのように変わったか、具体的な例をいくつか教えていただけますか?
 
町田様:
予約システムが一番助かりました。当院は、スタッフによって針施術ができる人とできない人がいるのですが(針の施術には国家資格が必要となるため)、予約を受け付けた時点でスタッフを振り分けられませんでした。そのため針希望の場合は、予約を受け付けてから手作業でシフトを見て、針施術のできるスタッフの空き状況を確認したうえで、いちいち手作業で予約確定のメールを送っていました。手作業なので、たまに間違いも起きていました。
多いときは、1日の予約が30〜40件ある日もあるので、その手作業が全てなくなったというのが一番大きいです。

※予約システムでは、スタッフの手技レベル(針施術ができる/できない等)とスタッフのシフト状況に応じて、自動的に担当スタッフを割り当てる仕組みを構築しました。

※実際の予約システムの画面
(本店の予約URL:https://reserve.olivebodycare.healthcare/
 

予約システム


 
高橋:
予約1件につき2〜3分かかっていたとしても、30〜40件で合計すると1時間以上になりますよね。
 
町田様:
人がやっているので間違いやダブルブッキングも起こっていました。新しい予約システムによって、そういうことが一切起こらず、とても楽になりました。

既存の予約システムをいろいろ探したのですが、スタッフの指名はできても、手技レベルに応じた予約の受け付けという機能を持っているシステムが今までなかったので、今回は大変助かりました
 
高橋:
システムの裏側の仕組み的にも、そこが一番難しいところでした。
 
町田様:
その他では、うちは多店舗展開をしていて、しかも他店舗の中にはフランチャイズも混じっています。世の中にある予約システムは、個人サロン向けのものが多く、複数店舗の情報を上手く連動できなかったり、フランチャイズ用の権限を設定するということはほとんど出来ないので、そこの部分を実現できた点も大きいですね。


※スタッフ様が使用する管理画面。予約情報、顧客情報、スタッフのシフト情報、メニュー情報、手技情報等を管理し、複数店舗にも対応。
 

予約・顧客情報管理システム


 
 

システムを全て自分一人で管理。アップデートの度にシステムが止まるかもしれない……そこから解放された

 

システムを全て自分一人で管理

 
高橋:
経営者である町田さんの立場で、新システム導入後に変わったポイントはどの辺になりますか?
 
町田様:
以前はシステムを全て自分一人で管理していました。元々使っていた予約システムはWordPressで作っていたんですが、WordPressはアップデートがとても多いじゃないですか。アップデートする度にシステムが止まってしまうかもしれないという、一か八かの賭けのようなことを、毎月どきどきしながらやっていたので、そこから解放されたというのは大きいです。
今はエッグシステムさんに対応していただいていて、何かあって連絡すると、布村さん(エッグシステム社員)が非常に早く対応してくれています
 
高橋:
少し話しが戻ってしまうのですが、新システムを作るまでの過程において、町田さんからみて大変だったこと を教えていただけますか?
 
町田様:
開発中に、元々稼働している旧システムのデータ移行の準備をして、新旧システムの並行使用期間を作らずに新システムへ切り替えるというのが一番難しかったと思います。1ヶ月間だけで600〜700人の予約が動いているので、万が一予約システムが使えなくなってしまうと大変なことになってしまいます。そこにすごく気を使ったというか、打ち合わせをかなり多くしましたね。
 
高橋:
古い顧客データに重複データがあったり、いろいろありましたね。
 
町田様:
新システムのへ切り替えるリリースのとき、一緒に朝まで。(苦笑)
 
高橋:
お手間をお掛けして申し訳ないという気持ちが非常に強いです……。
 
 
 

システムはドライになりがちだけど、こちらに寄り添って急なお願いにも付き合ってくれる。人間味のある関わり方ができたことが助かりました。

 

人間味のある関わり方ができたことが助かりました

 
高橋:
一緒にお仕事をさせていただいて、当社に対して改善して欲しいところと良かったところをそれぞれ教えていただけますか?
 
町田様:
気になったのは、少数精鋭でやっていると思うので、スケジュールが忙しいときに対応ボリュームの大きい依頼はできないかなと思ってしまうことです。

良かったところは、システムはドライな分野だと思っていまして、ドライな関係性でやらないとシステム会社さんも自分たちを守れない部分があると思います。でも、エッグシステムさんはドライじゃなく、こちらに寄り添って無理なお願いや急なお願いに付き合ってくれました。そういった人間味のある関わり方ができたことがすごく助かりました。結局そこの部分が、経営者にとっては重要な決め手になると思います。

あとは、エンジニアさんはピンキリで、全くプログラムを書けない自称エンジニアから、何でも出来るエンジニアさんまでいますが、先ほどお話しした人間性のある営業力のある方と、バリバリの超一線で活躍されているエンジニアの方がいるというところが大きな魅力だと思います。やはりシステムは技術力も大事ですよね。優秀なエンジニアさんがいらっしゃるというのは、エッグシステムさんの素晴らしいところだと思います。
 
高橋:
ありがとうございます。
最後に、今後当社に対して期待することを教えていただけますか?
 
町田様:
私自身もこれからもっと会社を大きくして、店舗を広げていこうと思っています。
せっかくお仕事で関わったので、一緒にエッグシステムさんも事業を拡大していって欲しいという思いがありまして、この先も共に事業を拡大していきたいと思っています。
あとは、しっかり理念をお持ちで、会社の中での話し合いやブランディング会議もされていて、経営者としてはそういった部分を磨くことが大事だと思うので、引き続きしっかりと理念を持ちながらやっていっていただきたいと思っています。
 
 
 
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ロゴ
 
・社名
株式会社オリーヴジャパン

・事業内容
治療院運営(オリーヴボディケア)、エステサロン運営(simpleste)

・設立
2014年10月

・URL
https://olivebodycare.healthcare/
 
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