予約管理業務の効率化でサービス業・飲食業の売上アップ【事例あり】

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整体・エステ・美容室などのサービス業や飲食業、小売業など、店舗を持つ事業者が抱える課題の一つに「予約管理業務の煩雑さ」が挙げられます。煩雑な予約管理業務を効率化する取り組みを行っている店舗も多いのではないでしょうか。
 
こういったバックヤードの業務を効率化することはコスト削減に繋がることが多いのですが、店舗を構えるサービス業や飲食業の場合は、予約管理業務を効率化することは売上向上へ直結します。なぜなら、業務を効率化して空いた時間を使えば、より多くのお客様を受け付けることができるからです。
 
バックヤード業務の中でも、特に手間と時間がかかる予約管理業務について、業務が煩雑になってしまう要因、業務効率化の方法、具体的な事例などをご紹介します。
 
 

予約管理業務とは

 
予約管理
 

予約管理業務には、「予約を受け付ける」「予約状況を把握する」「予約を変更する」という業務があります。例えば飲食店の場合、電話で予約を受け付ける際に店舗側では以下の業務が発生しています。
 

  • 予約希望日時と人数を確認する
  • 現状の空き席数、空き場所(個室、半個室など)があるかどうか確認する
  • 空きがあれば予約を受け付け、希望するメニュー、氏名、電話番号を確認する
  • 予約情報(日時、席の場所、メニュー、氏名、電話番号)を予約管理台帳に記載する
  • ネットへ掲載している空き席数を減らす

 
当然ながら、最新の予約状況を把握していないと適切に予約を受け付けることができませんので、「常に最新の状況を把握できること」が予約管理業務において重要となります。
 
では、予約管理業務がなぜ煩雑になりやすいのでしょうか。
 
 

予約管理業務が煩雑になる2つの要因

  

(1)スタッフ次第で予約を受け付けられるかどうか変わるため

 
特に整体やエステサロンでの予約は、施術メニューによって、対応できるスタッフと対応できないスタッフがいます。例えば、スタッフ全員が整体の施術は対応できますが、鍼灸まで対応できるスタッフはAさんだけ、というケースがあったとします。
(整体を行うために資格は必要ありませんが、鍼灸を行うためには「はり師」「きゅう師」の資格が必要となります)
 
Aさんは出勤していますが、この時間は予約が入っており空いていない、ということが分かれば鍼灸の予約は受け付け不可にする必要があります。また、指名制度がある店舗の場合も同様で、指名されたスタッフの空き状況を確認する必要があります。
 
このように、スタッフが出勤しているか、スタッフが空いているか、スタッフが対応できるメニューは何か、といった「スタッフ毎のシフト情報、スキル情報、空き状況」を正確に管理しなければいけません。
予約の空き状況をただ管理するよりも、管理する情報が多くなるため、業務が複雑化します。
 

(2)複数の予約サイトを使うため

 
複数の予約サイト
 
飲食店であれば、ホットペッパー・ぐるなび・食べログ・自社サイト、整体・エステサロンであれば、自社サイト・ホットペッパービューティー・EPARKなど、複数のWebサイトから予約を受け付けている店舗がほとんどだと思います。なぜなら、予約できる場所(チャネル)を増やした方が、多くの見込み顧客に見つかりやすくなり、新規顧客を獲得しやすくなるからです。
 
しかし、複数のWebサイトで予約を受け付けることで業務が複雑化してしまいます。

例えば、19時からの空き枠は1席しかない状態でホットペッパーのWebサイトから予約を受け付けたとします。その後すぐに、ぐるなびと食べログそれぞれのWebサイトから19時の予約が来てしまう、ということが起こり得ます。

このとき、空き枠は埋まったという情報をすぐにぐるなびと食べログへ反映しないと、空き枠が1つあるという状態のまま予約を受け付けることになってしまいます。
(こういった予約重複が起こらないように、サイト毎に予約できる席数の上限を決めることもあります)
 
予約が重複しないようにするためには、最新の予約情報を常に各Webサイトへ反映しておく必要があります。3つのサイトに加えて、店舗のHPからも予約を受け付けている場合は、合計4箇所のサイトを運営することになるため、新規予約が入る度に4つのサイトへ最新情報を反映しなければいけません。
 
手作業で行うとなると、業務負荷は非常に高くなります。業務負荷が高くなりすぎてしまうため、本当は予約のWebサイトを増やしたいけれど少数に絞っているという店舗もあるくらい、業務負荷は高いです。
 

では次に、予約管理業務を効率化する方法を解説します。
 
 

予約管理業務を効率化する方法

 
予約管理業務を効率化
 
紙の予約台帳を使った手作業の業務を効率化するにも限界があります。そのため、予約システムを導入し業務効率化を図る方法が1つです。予約システムを導入することで、大幅に予約業務を効率化することができます。
具体的なポイントを3点ご紹介します。
 

(1)予約情報を一元管理する

 
電話で受け付けた予約は手書きの予約台帳に記載し、自社サイトで受け付けた予約は自社サイト上で管理する、といったように予約情報が分散してしまうと、予約重複を避けるためにそれぞれの予約台帳を確認したり、予約情報を転記する作業が必要になり、業務負荷が上がってしまいます。

予約システムで情報を一元管理することで、それぞれの予約台帳を確認する、転記作業を行う、という業務が不要となります。
 

(2)予約受付可否を自動化する

 
予約システムで予約受付可否を行うようにすることで、スタッフ次第で予約を受け付けられるかどうか変わるという業務の煩雑さを解消することができます。

Webサイトから予約を受け付ける際に、「予約希望のメニュー」「空いているスタッフ」「空いているスタッフが対応できるメニュー」という情報をもとに、システム側で予約受付の可否を自動で判断することができるためです。

ただし、一般的な予約システム・予約サービスではここまでの機能を有していないものが多いため、自社でカスタマイズする必要があります。しかし、予約受付可否の判断が自動化されるため、効果は非常に大きくなります
 

(3)各予約サイトと連携する

 
特にサロン業界においては、ホットペッパービューティーを利用している店舗が多いです。すると、自社サイトや電話で予約を受け付けた後、ホットペッパービューティーに掲載している空き情報を減らすという業務が発生します。

都度この業務を行うことは非常に手間がかかるため、自社で管理する予約システムとホットペッパービューティーを自動連携させることで、ホットペッパービューティーへ予約情報を都度反映する業務が不要となります。

ただし、注意しなければならない点としては、ホットペッパーやホットペッパービューティーへの自動連携は公式に認められているわけではない、ということです。ホットペッパーやホットペッパービューティーを提供するリクルートライフスタイル社は、データ連携するためのAPI(データを連携するための接続口のようなもの)を公開しているわけではありません。

そのため、ホットペッパービューティーで予約を受け付けた際に自動配信されるメールから予約情報を拾って、自社の予約システムへ反映する、といったように少々強引なやり方で自動化させているシステムがほとんどです。
 
 

予約管理業務を効率化する「予約システム」

 
予約システムについては、無料から有料まで使い勝手の良い優秀なシステムが多く存在します。小規模の店舗であれば、まずは無料の予約システムを導入して検証してみるのも一つの手です。
 
以前掲載したコラムで、具体的な予約システムの紹介と機能比較をしていますので、ご興味のある方はご覧になって頂ければと思います。
 
【無料・有料】予約管理システム7社をシステムコンサル会社が徹底比較|店舗ビジネス向け
予約管理システム比較
 
 

予約管理業務効率化の事例紹介

 
さいごに、予約システムの導入により、予約管理業務を効率化した事例をご紹介します。
 
株式会社オリーヴジャパン様が運営されている整体店舗では、予約システムの導入により1日の予約30〜40件に対する手作業が全てなくなりました。同社が導入した予約システムでは、「予約受付可否を自動化する機能」まで開発したため、大幅に業務を効率化することに成功しています。
 
事例の詳細はこちらからご覧頂けます。
 
株式会社オリーヴジャパン様(予約システムの導入事例)
予約システム
 
 

 
◎この記事の著者
高橋 翼(たかはし つばさ)
株式会社エッグシステム 代表取締役
高橋翼

株式会社エッグシステムの創業者で、『献身的な人のためにITシステムを活用する』をミッションに、ベンチャー・中小企業向けシステムコンサルティング・開発を行う。1985年生まれ、静岡県出身。大手SIerで経験を積んだのち、独立系コンサルティング会社でコンサル業務に従事。「販売・購買・物流・会計の基幹業務」「顧客管理・予約管理などの営業支援業務」の業務知識が豊富で、40社以上(10以上の業種)のクライアント向けにコンサルティングや開発を行う。
現場で得た日々の学びを記事に書くことで、自身の振り返りをするとともに、少しでも多くのベンチャー・中小企業の"ITシステム活用"を促進する。

・・・株式会社エッグシステムのミッション・ビジョンはこちら



 
 

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